w.KickOff

Воркшоп «Запуск нового проекта»

  • Сбор исходной информации;
  • Идентификация заинтересованных сторон;
  • Формирование команды проекта;
  • Разработка Устава проекта.

Всегда удивляет, как менеджеры, назначенные на новый проект, по несколько недель к ряду не понимают, как к этому проекту подступиться. В итоге теряют время, а потом и начинают проект криво, и дальше криво по проекту двигаются. Как правило, это «затягивание» со стартом проекта происходит из-за того, что проект-менеджер и его команда сами не очень хорошо ещё понимают, что же они будут делать, чтобы успешно выполнить этот проект. Возможно не хватает управленческих знаний и опыта, возможно не очень хорошо понимают технологию создания продукта, но в любом случае происходит задержка на старте, а потом «некрасивый» старт.

Именно огромное количество неопределённостей на старте приводит к тому, что команда не знает, как сделать этот первый шаг, да и какой именно первый шаг делать. А на самом деле не нужно изобретать велосипед. Нужно собрать стартовое совещание проекта! Но не просто пожаловаться друг другу, мол «на нас свалился новый проект», а провести его по всем правилам Kick-off Meeting. Это позволит быстро привести проект в движение и сделать это правильно!

На встрече обсуждаются базовые характеристики проекта и основные подготовительные мероприятия; все участники проекта представляются и обсуждаются роли каждого участника. Это основное.
Помимо этого, могут быть рассмотрены и другие основные элементы проекта, которые участники считают важными для обсуждения именно в начале проекта, например, график исполнения, формат отчётности, поддержка стандартов качества и другие. Всё это требуется, чтоб внести ясность в процессы подготовки проекта и исключить возможную двусмысленность.

Важно, чтобы к концу одного или серии Kick-off Meeting (всё зависит от масштаба проекта) команда чёткого понимала свой проект, собрала достаточно информации и получила финальную версию Устава проекта.

Длительность воркшопа: от 2 до 5 часов (зависит от масштаба проектов заказчика).
Ведущий: Анатолий Савин

Как проходит воркшоп «w.KickOff»

Итак, самое главное понимать, что Kick-off Meeting — это не экзамен. Команде не нужно быть готовый ко всем вопросам ключевых стейкхолдеров. В ходе воркшопа, под руководством инструктора, команда выполнит следующие задания:

  1. Определит всех участников проекта (включая спонсора, представителя заказчика, технических и бизнес-экспертов);
  2. Составит повестку Кикофф-митинга и методику работы с повесткой;
  3. Подготовит основу Устава проекта, в котором пропишут всё, что уже известно до Кикофф-митинга по следующим пунктам:
    • Цели проекта;
    • Предварительное содержание проекта;
    • Основные результаты проекта;
    • Требования высокого уровня;
    • Сроки реализации проекта;
    • Команда проекта;
    • Роли и обязанности в проекте;
    • Подходы к управлению изменениями;
    • Подходы к коммуникациям в проекте;
    • Высокоуровневые риски проекта;
  4. Проведёт Кикофф-митинг (стартовое совещание по проекту):
    • Официально объявят, что проект начался, и мы занимаемся его подготовкой;
    • Обсудят и распределят роли;
    • Заявят и обсудят основные характеристики проекта (цели, сроки, продукт, задачи, бюджет, др.);
    • Выявят вопросы и сомнения ключевых участников, требующие решения для запуска проекта;
    • Оформят и подпишут итоговый Устав проекта.

Результаты воркшопа «w.KickOff»

  1. Разработанная методика и правила запуска новых проектов.
  2. Шаблон Устава проекта или подобного документа, стартующего проекты в компании, и пример заполненного варианта этого документа.
  3. Опыт проведения Кикофф-митингов (совещаний, стартующих проект).
  4. Опыт определения характеристик проекта (цели, риски, вехи, бюджет) и уменьшения неопределённости, связанной с новизной проекта.
  5. Опыт разработки документа по запуску проекта.