Работа руководителя проекта по организации проекта

1347878115_obshhaya-taktikaНавеяно учебным пособием «Организация работы командира взвода во всех видах боевых действий». Если сделать некоторые замены в тексте пособия, то получается чёткое и конкретное руководство для руководителя ИТ-проекта. Само получившееся руководство ниже, а для начала глоссарий.

Берём Главу 1 «Управление подразделением», Раздел 2 «Работа командира взвода по организации боя» и делаем следующие замены:

  • командир – руководитель
  • старший командир – топ-менеджер
  • командир роты – руководитель программы проектов
  • командира взвода – руководитель проекта
  • командир отделения – тим-лид / руководитель подпроекта
  • взвод – команда проекта
  • отделение – команда подпроекта
  • живая сила, личный состав — сотрудники
  • бой – проект
  • обстановка – содержание проекта
  • вооружение и боевая техника – оборудование и инструменты
  • разведка и рекогносцировка– сбор и анализ требований
  • приказ – распоряжение
  • доклад – отчёт
  • поражать – достигать
  • соседние подразделения – команды других проектов, подпроектов и департаментов
  • взаимодействие – коммуникации
  • порядок – расписание/график
  • противник – заказчик (спорная замена, но как правило, так и происходит в отношениях с заказчиком проекта)
  • уничтожение противника – удовлетворения заказчика
  • маскировка – организационная и ИТ-безопасность
  • действия противника – бизнес-процессы заказчика
  • огневые средства противника – аппаратное и программное обеспечение заказчика
  • наблюдение – сбор данных
  • силы – человеко-часы
  • средства – ресурсы
  • оборона — техподдержка

В итоге получаем:

Работа руководителя проекта по организации проекта

Project Combat
Порядок работы руководителя проекта зависит от конкретного содержания проекта, полученной задачи и наличия времени. Во всех случаях руководитель проекта, не дожидаясь указаний топ-менеджеров и получения задачи, должен организовать подготовку оборудования и инструментов к применению в проекте.

Конкретная работа по организации проекта руководителем начинается с получения проектной задачи. Обычно она осуществляется в такой последовательности:
— уяснение полученной задачи;
— оценка содержания проекта;
— принятие решения;
— сбор требований;
— отдача распоряжения на проект;
— организация коммуникаций, обеспечения проекта и управления;
— проверка подготовки сотрудников, оборудования и инструментов к проекту;
— отчёт руководителю программы о готовности команды к выполнению задач проекта.

Уясняя полученную задачу, руководитель проекта должен понять:
— задачи всей программы и своего проекта;
— какие цели своего проекта достигаются средствами топ-менеджеров компании;
— задачи смежных проектов и порядок коммуникаций с ними;
— время готовности к выполнению задачи.

На основе уяснения задачи руководитель проекта обычно определяет:
— место и роль команды проекта в задаче, выполняемой командой программы;
— какие цели необходимо достичь средствами своей команды;
— на каком этапе проекта и с каким из смежных проектов необходимо поддерживать наиболее тесные коммуникации, как построить расписание проекта;
— сколько времени имеется на организацию проекта и как его лучше распределить.

При оценке содержания проекта руководитель изучает:
— бизнес-процессы заказчика и места расположения его производственных средств;
— состояние, обеспеченность и возможности своей команды и привлечённых департаментов;
— состав, положение, характер действий смежных проектов и условия коммуникаций с ними;
— помещения и инфраструктура, правила организационной и ИТ-безопасности, выгодные условия для исполнения проекта, ограничения и препятствия для выполнения проекта, условия сбора данных и реализации проекта;
— функциональные возможности аппаратного и программного обеспечения заказчика;
— сезонность, предстоящие праздничные и выходные дни.

В результате оценки содержания проекта руководитель определяет:
— с какими сотрудниками заказчика ожидаются встречи команды, их сильные и слабые стороны, возможное соотношение человеко-часов и ресурсов;
— расписание проекта, задачи тим-лидам и сотрудникам команды, распределение человеко-часов и ресурсов;
— на каком этапе проекта и с кем из смежников поддерживать наиболее тесные коммуникации;
— порядок обеспечения организационной и ИТ-безопасности.

Уяснение полученной задачи и оценка содержания являются этапами мыслительного процесса руководителя проекта по принятию решения. Результатом этого процесса является выбор наиболее целесообразного варианта решения для проекта.

В решении руководитель проекта обычно определяет:
— порядок выполнения полученной задачи;
— задачи тим-лидам, сотрудникам команды и привлечённым департаментам;
— порядок коммуникаций.

Определяя порядок выполнения полученной задачи, руководитель проекта должен учитывать, что этот пункт выражает главную, руководящую идею решения, являясь как бы его замыслом для проекта. Поэтому в нем должны найти отражение последовательность удовлетворения заказчика, порядок привлечения сотрудников команды и привлечённых департаментов, расписание проекта.

Проектные задачи тим-лидам определяются строго в соответствии с порядком выполнения целостной задачи проекта. Так, в процессе реализации проекта, задача тим-лида заключается в удовлетворении требований сотрудников заказчика и настройке его техники в рамках компетенций своей команды. Во время техподдержки задача тим-лида состоит в надёжной работе вверенных программно-аппаратных средств и недопущении простоев и сбоев в работе техники.

Определяя порядок коммуникаций, руководитель проекта намечает основные мероприятия по согласованию действий тим-лидов между собой, со смежными проектами, привлечёнными департаментами, а также действиями спонсора и топ-менеджеров на различных этапах проекта.

Важным этапом в работе руководителя проекта является сбор и анализ требований на территории заказчика, которые проводятся в целях уточнения принятого решения. К участию в них могут быть привлечены не только тим-лиды, но в отдельных случаях и другие эксперты.

При проведении сбора и анализа требований руководитель проекта на территории заказчика указывает бизнес-процессы (характер его действий), места расположения его программно-аппаратных средств, уточняет задачи тим-лидам и указывает места выполнения конкретных задач сотрудниками.

Принятие руководителем правильного решения по проекту само по себе ещё не обеспечивает успешного выполнения полученной задачи. Решение становится основой управления тим-лидами и законом для сотрудников с получением каждым из них конкретной проектной задачи.

Поэтому доведение до исполнителей проектных задач — одна из важнейших обязанностей руководителя проекта.

При организации проекта, задачи до исполнителей доводятся, как правило, в форме распоряжения. Руководитель проекта должен излагать его кратко, чётко и так, чтобы исполнители ясно поняли свои задачи.

В распоряжении руководитель проекта указывает:
— бизнес-процессы заказчика и места расположения его программно-аппаратных средств;
— задачу всей программы и своего проекта;
— цели своего проекта достигаемые средствами топ-менеджеров, а также задачи смежных проектов;
— проектные задачи тим-лидам и привлечённым департаментам;
— время готовности к выполнению задачи;
— свои контакты и контакты администратора проекта.

После постановки проектных задач руководитель проекта отдаёт указания по коммуникациям, которые являются конкретизацией определённого им в решении порядка коммуникаций. При этом он должен согласовать усилия собственных и привлечённых сотрудников и средств для успешного выполнения поставленной задачи, добиться правильного и единого понимания всеми тим-лидами проектной задачи и способов её выполнения, а также указать формат отчётности, метод управления, процесс коммуникаций и порядок действий по ним.

Наряду с указаниями по коммуникациям руководитель проекта организует и обеспечение проекта. В зависимости от сложившегося содержания и характера предстоящего проекта руководитель обращает внимание исполнителей на выполнение необходимых мероприятий обеспечения проекта, и прежде всего по уточнению требований, организационной и ИТ-безопасности, программно-аппаратного обеспечения рабочих мест и организации охраны труда.

Организация обеспечения проекта осуществляется в форме отдачи отдельных распоряжений по мере необходимости. При организации управления руководитель проекта доводит (уточняет) до тим-лидов текущие данные и порядок пользования средствами коммуникаций.

При действиях в отсутствии интернет и мобильной связи, а также в случаях, когда работа он-лайн запрещена, руководитель проекта должен предусмотреть вариант управления с использованием связных и сигналов.

Руководитель проекта (тим-лид) несёт полную и единоличную ответственность за готовность к реализации проекта, подготовку команды, готовность программного обеспечения и техники к проекту и успешное выполнение проектной задачи в установленные сроки, а также за мотивацию, производственную грамотность, дисциплину, техническую подготовку и профессиональных компетенции подчинённых сотрудников.

Управление командой во время проекта основывается на твёрдой уверенности руководителя в том, что сотрудники способны успешно выполнить поставленную задачу. Такая уверенность исходит из уровня подготовки, инициативы и творчества каждого исполнителя в отдельности и их высокой личной ответственности за выполнение задач проекта.

Доверяя тим-лидам, руководитель проекта в то же время, обладая знаниями и опытом, постоянно следит (осуществляет контроль) за ходом подготовки команды к проекту и при необходимости в любой момент может оказать им помощь. Цель контроля со стороны руководителя проекта сводится к проверке готовности сотрудников к проекту с одновременным оказанием им практической помощи.

Как правило, руководитель проекта осуществляет контроль путём заслушивания сотрудников на совещаниях, а также наблюдением за ходом проведения мероприятий по подготовке проекта. При этом он обращает внимание на техническое состояние программно-аппаратных средств, заправку принтеров бумагой и наличия тонера в картриджах, фломастеров и стикеров у флипчатов, наличия кофе и печенек, сроков действия лицензий на ПО, знание подчинёнными своих проектных задач, а также формата отчётности, метода управления, процесса коммуникаций и порядка действий по ним.

О готовности к реализации проекта руководитель в установленное время докладывает руководителю программы.

Добавить комментарий