5 шагов по уменьшению рисков в управлении проектами

Каждая кухарка может управлять государством проектами.
Вождь

Это первая статья из цикла «Управление проектами от домохозяйки». Ее автор не является руководителем проекта, не имеет сертификатов и глубоких знаний по УП. Но при этом пытается разобраться в теме. Возможно ее заметки помогут другим новичкам разобраться в азах управления проектами.

1

карикатура Ольги Громовой www.olgagromova.com

Помните анекдот? «Блондинку спросили: Какова вероятность риска встретить на улице инопланетянина? – Она ответила: «50% — Или встречу, или не встречу!». И она в чем-то права. Нас окружают риски повсюду. Все проекты, содержат риски, в большей или меньшей степени, негативно влияющие на результат проекта. И чтобы не получилось, как с блондинкой, необходимо учитывать и проводить противорисковые мероприятия, чтобы с их помощью заранее определить вероятные риски, влияющие на исход и конечный результат проекта. Давайте разберем методику, которая поможет избежать неприятностей. Она включает в себя пять этапов.

1. Определение рисков проекта

Каким образом мы можем оценить риски? Для начала их нужно идентифицировать, обнаружить их потенциальное существование. Вы спросите, как же это сделать? Да очень просто – их нужно придумать!

Соберите команду проекта, распакуйте коробку вкусных конфет, налейте чаю, или чего-нибудь покрепче. В общем создайте атмосферу, в которой команда проекта почувствует себя легко и непринужденно, и при этом начнет по-настоящему креативить. Не стоит ограничивать свое и их воображение максимально вероятными рисками. Разгуляйтесь по полной! Потому что, то, что вам сегодня кажется совершенно невероятным (прилетел метеорит, начались военные действия, сменилась власть в стране), завтра может стать реальностью и огромным камнем, нет – горой преткновения на пути к удачному завершению вашего проекта. Оценка рисков проекта – первый этап к их предотвращению!

2. Анализ рисков проекта

Получив максимально полный список всевозможных рисков приступаем к их анализу. Его можно провести тем же составом: руководитель проекта и команда проекта. Либо же дополнительно пригласить независимых экспертов по рискам. Ну вот, например, у вас проект – запуск «Пирожковой на ЖД вокзале», в которой будут готовить самые вкусные пирожки во всем городе. Вы все продумали, как вам кажется, максимально предусмотрели риски. А теперь проанализируете их, опять-таки со своей колокольни. А Баба Маня, которая знает в пирожках и сдобе больше всей вместе взятой команды проекта, посмотрит на ваш список и взвесит: что больше влияет на неподнявшееся тесто – неправильная форма кастрюли и сквозняк в помещении «пирожковой». А? А вы думали, что кастрюли важнее атмосферы.

Итак, руководитель проекта совместно с командой, да еще к ним в придачу независимый эксперт садятся в тесный круг и начинают анализировать: какой риск из нашего списка и с какой вероятностью наступит в первую очередь и сможет помешать осуществлению нашего проекта. А какой риск может вообще не наступить. Причем нужно понимать, что риски вас ждут на каждой стадии проекта – как в его начале, в середине, так и в завершающей фазе.
Но если члены команды хорошо знакомы с темой проекта, они могут взять на себя активную роль в выявлении и оценке вероятных рисков проекта. Поэтому, составляем ранжированный список рисков, в котором выделяем риски «высокого уровня» — те, на которые мы будем реагировать в первую очередь. И наоборот – выделяем те риски, которые с меньшей вероятностью повлияют на исход проекта, и таким образом их можно просто отметить, но игнорировать.

123

Совместное участие команды и независимых риск-профессионалов поможет идентифицировать и проанализировать риски проекта, чтобы в последствии управлять этими самыми рисками и обеспечивать исполнение проекта.

3. План мероприятий по управлению рисками

Выявление и анализ рисков — это только начало процесса управления рисками. После этого нужно создать план реагирования на риски «высокого уровня», в котором существует несколько подходов к реагированию на риски. Команда проекта должна с их помощью рассмотреть все риски и применить к каждому необходимый.

• Передача рисков
В некоторых случаях ответственность за управление рисками, можно передать третьим лицам. Например, ваши риски связаны с тем, что вы, будучи генподрядчиком, не обладаете какими-то определенными компетенциями. Вот если бы вы взялись продать рояль под ключ. А как это? Это значит продать, привезти, поднять и настроить. Но у вас нет для этого настройщика. У вас есть и рояль, и машина для его перевозки, и грузчики-суперпрофи в своем деле поднимания роялей на 13-й этаж. А человека, который сможет правильно настроить чуткий инструмент – нету! А без настройки рояль никому не нужен. Поэтому ни разу не постеснявшись вы можете нанять настройщика и передать ему риск «возврата покупателем рояля поставщику из-за того, что инструмент фальшивит». Он настроит инструмент, и продажа будет осуществлена. Риск события по-прежнему существует, но теперь немного другая организация этим занимается.

• Снижение риска
Этот метод применяется в большинстве случаев. Снижение риска означает, что вы сделали все необходимые упреждающие шаги, дабы свести к минимуму вероятность его возникновения. Причем противорисковые мероприятия должны свести его вероятность в идеале до нуля процентов либо минимизировать негативное влияние риска. Это довольно сложно, но так как противорисковые мероприятия должны быть предусмотрены еще в момент планирования, то вероятна эффективность таких действий.

• Исключение риска
Исключение риска означает, что вы можете устранить проблему, вызывающую риск незавершения проекта, либо его завершения с плохими показателями: с превышением бюджета или сроков. В частности, если вы обнаружили, что часть проекта подвергается рискам с высокой вероятностью, можно некоторые этапы проекта устранить. Например, вы взялись сделать ремонт в комнате своей бабушки. Она хочет покрасить стены в нежно-лиловый цвет. При покупке краски никто вам не даст 100% гарантии, будет ли этот цвет нежно-лиловым или ядовито-фиолетовым. Краска имеет свойство выглядеть на стенах вовсе не так, как на пробниках… Поэтому, идем в магазин и выбираем обои нежно-лилового цвета, клеим их в комнате бабушки, а бабуле говорим, что нынче придумали фактурные краски. Заказчик счастлив, удивлен новым технологиям. А вы угодили с цветом. Исключение риска — очень эффективный способ его устранения, но его можно использовать только в определенных уникальных обстоятельствах.

• Принятие риска
Мы знаем, что риск существует, но он настолько незначительный, что мы его просто принимаем. И продолжаем проект, воспользовавшись волшебным словом: Авось!

4. Создание графика работ по предотвращению рисков

Вот теперь, когда у нас есть список всевозможных рисков, когда мы из проранжировали от самых вероятных до немыслимых, когда мы к каждому риску определили мероприятие по его предотвращению (или просто забили на некоторые риски), можно с чистой совестью составить график. В нем будет наглядно видно, кто, когда и чем занимается в процессе предотвращения рисков. В него нужно перенести все работы, связанные с противорисковыми мероприятиями, назначить ответственных, связать с другими работами управления проекта. Делов то!

5. Мониторинг риска.

И вот теперь, когда команда проекта все запланировала и процесс пошел, нужно обязательно заняться мониторингом: а как там у нас обстоят дела с нашими рисками? Назначенный ответственный менеджер по рискам контролирует их и отслеживает: является ли тот или иной риск более или менее вероятным по прошествии времени. Если появляются какие-то новые непредусмотренные риски на более поздних этапах проекта, команда проекта должна среагировать на них и сформировать противорисковые мероприятия уже на стадии проекта.

Конечно в идеале заложить дополнительный бюджет на непредвиденные риски, расписав их еще в начале проекта. Но такие бюджеты в наши времена – непозволительная роскошь. Поэтому если правильно использовать методику планирования рисков, то можно максимально избежать увеличения бюджета или срыва сроков проекта. Да и срыва самого проекта как такового.

Удачного вам управления рисками!

Добавить комментарий