Продаю качество! Недорого!

Заметка из цикла «Прикладное управление проектами»

Обеспечение качества в проекте — затратное мероприятие (и по времени, и по деньгам). Всегда кажется, что экономя на управлении качеством, мы высвобождаем драгоценные ресурсы на более важные задачи. Но никудышное управление качеством в начале проекта не заметно, и проявляется только по мере приближения сроков сдачи проекта. А больше всего затрат на исправление неграмотного или отсутствующего управления качеством заметно на этапе эксплуатации результатов проекта.

Проблемы плохого управления качеством очевидны, но о них мы стараемся не думать до поры, до времени:

  1. Дополнительные работы, переделки и доработки на этапе сдачи продукта проекта.
  2. Если результат проекта поставляется с гарантией, то плохим управлением качеством, мы закладываем бомбу замедленного действия. Резкое увеличение затрат произойдет именно на этапе гарантийной поддержки продукта проекта.
  3. Если без гарантии, то вы перекладываете расходы на обслуживающую организацию, которая будет тратиться на ремонт, решение проблем, организацию службы поддержки, техобслуживание, найм и обучение вспомогательного персонала.
  4. Убытки от недовольства заказчиков плохим качеством проекта и продукта оценить тяжело. Чаще всего заказчики просто не обращаются повторно, поскольку не верят в способность компании выполнять проекты качественно. Но бывают и такие заказчики, которые активно PR-ят наши косяки в управлении проектом, а это дорогого стоит.
  5. В проектах часто что-то идёт не так и нужно понять причину и первоисточник этого “не так”, чтоб исправить в текущем проекте и «подстелить соломку» для следующих проектов. При плохо организованном управлении качеством — это неподъемная или даже невыполнимая задача.
  6. Основная масса людей хотят стабильности и уверенности в завтрашнем дне. Плохо организованные процессы управления проектами приводят к ухудшению моральной обстановки в команде проекта; непониманию, что и как делать; пассивности персонала; общей неудовлетворенности и демотивации.

Итак, с одной стороны мы имеем затраты на обеспечение качества управления проектами, а с другой стороны имеем затраты на исправление последствий низкого качества. Понятное дело, что хорошо организованные процессы управления качеством резко снижают, стоимость всего жизненного цикла проекта и продукта. Но где найти средства на создание системы управления качеством?
Оказывается здесь не все так грустно. И каждый руководитель проекта может просто организовать управление качеством в своем проекте, если понимает простой постулат — “Профессионал не только знает, как выполнить свою работу, но и может описать её словами”. На этом постулате построена любая действующая система управления качеством:

  1. Планирование качества — “Напиши, как ты будешь выполнять работу”.
  2. Обеспечение качества — “Делай работу так, как написал”.
  3. Контроль качества — “Независимый эксперт оценивает делаемое и написанное”.
  4. Улучшение качества — “Видишь, что можно улучшить — дай свои рекомендации по улучшению системы управления качеством”.

Согласно PMBOK, это выражено в трёх процессах (Планирование, Обеспечение и Контроль качества) и одном документе (План совершенствования процессов). PMBOK — уважаемый стандарт, но в этом объеме текста часто не понятно с чего же начать. На самом же деле, управляемый дрейф к полноценной системе управления качеством можно начать с простого.

Три простых шага по улучшению качества проектов

  1. Исполнители ключевых работ в проекте, прежде чем приступать к выполнению работы, должны описать, как они эту работу будут выполнять:

    Промоделировав на бумаге будущие работы, исполнитель, как правило, определяет и возможные проблемы, исключает переделки, расставляет контрольные точки, что позволяет ему же самому обойти возможные грабли ещё до начала выполнения.


    На заре своей рабочей деятельности, мне пришлось поработать с напряжениями в 1000 вольт. Мне очень нравилось одно важное правило — прежде чем выполнить какое-то действие на объекте, исполнитель внятно и однозначно сообщал голосом своему напарнику, что он собирается сделать, и если напарник давал добро, приступал к выполнению работ.
    Это, конечно, было вызвано опасностью выполняемых работ, но отлично повышало и качество их выполнения.


  2. Руководители исполняющих ресурсов, должны написать чек-листы (или списки самопроверки), для того, чтоб каждый исполнитель, сдавая работу, глянул на этот список и отметил в нем — “сделано”, “сделано”, “сделано”… В результате вероятность упустить что-то важное сводится к нулю.

    Когда, при разработке шаблонов PMDoc, были введены листы самопроверки, качество выполнения шаблонов резко возросло. При этом затраты усилий на обеспечения качества резко упали. Уже не было многократной пересылки — ты забыл это, ты забыл то. Исполнитель сам смотрел список, и исправлял и дополнял всё что он упустил.


  3. Организуйте “круговую поруку” (кто у кого принимает работу) и снабдите принимающих ещё одним простым инструментом — бланком отчета по контролю качества. В этом отчёте очень кратно нужно отобразить:
    • выполнена ли работа так как была описана;
    • результат измерения результата (масло масленое, но по-другому не скажешь);
    • принят ли чек-лист;
    • рекомендации по улучшению шаблонов, чек-листов, процессов и системы в целом.

    Входя в новый проект, я часто ничего не смыслю в отрасли, к которой этот проект относится. Поэтому я был вынужден организовывать взаимные проверки подрядчиками и исполнителями друг друга. Эта хитрость, с одной стороны, снимала с меня нагрузку, а, с другой стороны, резко повышала качество выполнения работ, особенно в тех случаях, когда от хорошо выполненной работы одного исполнителя, зависела скорость и качество следующего исполнителя, который как раз и проверяет первого.


В результате таких простых шагов вы добьётесь общего понимания, кто что и как делает; как проверить себя и своего “коллегу по цеху”; что можно и/или нужно улучшить в системе, чтоб общее качество проектов постоянно улучшалось.

По закону Поретто 20% затрат на управление качеством позволят вам получить 80% улучшений. Используя данную технологию, вы получите большую часть из этих 80% улучшений, так и не исчерпав 20% затрат.


Дополнительная информация:
СМК.Комплект — документация Системы Менеджмента Качества.
OСУП.Качество.Комплект — набор шаблонов для управления качеством проектов.


Другие простые инструменты управления проектами можно получить и «пощупать» на тренинге «Прикладное Управление Проектами».

Добавить комментарий